Selon la thématique et les sujets à discuter, certaines réunions dans les entreprises s’étalent sur toute la journée. Au fil du temps, les organisateurs de réunions ont observé les différentes difficultés auxquelles on est confronté et ont analysé leurs sources, afin de délivrer plusieurs astuces. Voici un guide pour organiser une journée-réunion comme un pro.

Le déroulement d’une réunion dépend du début

De nombreuses réunions ne se déroulent pas comme prévu parce qu’elle commencent avec du retard et ce retard entraîne un décalage qui s’avère difficile à rattraper. Le plus souvent, l’animateur doit raccourcir la pause de midi pour cela, prolonger la réunion en fin d’après-midi ou encore ne plus traiter une partie de sa présentation. Pour éviter cela, il est très important de commencer à l’heure annoncée, sans attendre les retardataires. Certains organisateurs annoncent une heure de début une demi-heure plus tôt, afin de laisser le temps aux participants d’arriver et de s’installer dans la salle.

Les astuces pour bien gérer le temps tout au long de la journée

Le programme d’une réunion est composé de plusieurs parties et l’animateur doit avoir abordé plusieurs sujets le mati et l’après-midi, jusqu’à la fin de la journée. Pour s’assurer de bien gérer son temps, il est recommandé de partager le programme en 3 ou 4 blocs, selon les grandes thématiques. S’il y a par exemple 4 blocs à aborder, l’idéal sera d’en traiter 2 pendant la matinée et 2 l’après-midi. Le temps entre 2 blocs peut être marqué par des courtes pauses et on peut utiliser également un chronomètre. Ce dernier permettra d’éviter que les retards s’accumulent sur certains sujets au détriment des autres.

Optimiser la gestion des pauses

Pendant une journée de réunion, les animateurs feront plusieurs pauses. Cependant, chaque pause risque de créer des décalages, car les participants ont souvent tendances à prolonger ce moment agréable d’une à 2 minutes. Pour éviter cela, il est conseillé d’annoncer dès le début la durée de la pause et l’heure de retour dans la salle. De plus, on peut trouver un jeu ou une technique originale pour motiver els participants à rester ponctuels.

En ce qui concerne la pause de midi, qui est la plus longue, les participants ont souvent le choix de sortir à la boulangerie, au cafétéria ou encore dans la cantine de l’immeuble. Ils peuvent ainsi se séparer en plusieurs groupes, dont certains prendront du retard. Pour éviter ce type de situation, certains organisateurs prévoient la livraison de lunch box sur les lieux de la réunions. Pour cela, il se sélectionnent en amont un traiteur tel que Le Lemons. C’est une spécialiste de la livraison de plateaux repas chauds ou froids dans les entreprises. De plus, les professionnels ont le choix parmi plusieurs plateaux, ou peuvent opter une lunch box sur mesure.

 

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