Tout le monde ne sait pas organiser une réunion de travail efficace. En suivant quelques conseils, vous saurez organiser une réunion de travail performante !

Avez-vous vraiment besoin d’organiser une réunion ?

Dans un premier temps, il faut se poser une question fondamentale : laréunion est-elle nécessaire ? Il faut clairement annoncer les objectifs de la réunion. Commencez par identifier et expliquer le problème que cette réunion est censéetraiter, et le résultat que vous souhaitez obtenir (transmettre une information, recueillir des idées, trouver une solution, prendre une décision…). Alors à quoi sert une réunion ? Àrassembler dans un même lieu toutes les personnes possédant potentiellement un élément de réponse à votre problème. Dans certains cas, quelques échanges téléphoniques, par e-mail ou par messagerie instantanée peuvent être tout aussi efficacesetmoins contraignants.

Comment préparer la réunionde travail ?

          Définir les objectifs : Quel est le but ? Qu’est-ce qui doit en ressortir finalement ? C’est à partir de cela que vous pourrez définir l’ordre du jour, le plan d’une réunion, en détaillant les thèmes abordés.

          Bien choisir les participants : Il est important que les personnes invitées y trouvent un réel intérêt. Si ce n’est pas le cas, vous risquez de vous retrouver avec des « spectateurs ». Ils n’interviendront pas, n’apporteront rien, et passeront une bonne partie de la réunion à se demander ce qu’ils font là.

          Définir la structure : La structure va influencer le déroulement de la réunion, car pour faire passer un messageou des informations, un discours ou une présentation peuvent être efficaces. La recherche d’une solution à un problème peut prendre la formed’un brainstorming.

Choisir le lieu

Le lieu doit être adapté à la structure choisie et au nombre de participants. Les intervenants doivent pouvoir s’installer et travailler confortablement. La taille des locaux doit être adaptée, mais aussiil doit être facilede s’y rendre.

Une solution idéale pour tenirvotre réunion est de louer une salle de réunion dans un centre d’affaires. Ainsi, vous bénéficierez d’unlieu près de toutes commodités dans des conditions optimales. Les salles sont entièrement équipées et aménagées selon vos instructions. Elles sont modernes, spacieuses et très fonctionnelles. Confiez l’organisation de vos réunionsàdes centres d’affaires pour vous concentrer sur votre présentation.

Petit conseil, mieux vaut éviter les salles aveugles comprenant uniquement un éclairage artificiel, car c’est beaucoup plus fatigant. De même, les murs en béton réverbèrent le son, ce qui engendre une fatigue supplémentaire, aussi bien pour ceux qui prennent la parole que pour ceux qui écoutent. L’idéal est d’avoir une salle aux murs de couleur claire et équipés d’une isolation phonique. Une table en U est parfaite, l’animateur de la réunion pouvant se placer au centre du groupe de travail.

 

 

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