Dans les entreprises, les collaborateurs et les cadres sont inondés tous les jours par des rendez-vous, réunions et tâches urgentes à traiter. Pour éviter le surmenage, il est important d’évaluer rapidement toutes ces tâches et d’identifier celles qui sont prioritaires. De plus, pour ne pas oublier certains rendez-vous, de nombreux professionnels utilisent un agenda partagé.

Quelle est l’utilité de l’agenda partagé dans les entreprises ?

Pour apporter une réponse aux difficultés d’organiser les journées et les semaines que rencontrent de nombreux professionnels, certaines plateformes telles que Multi-Planning proposent un agenda partagé accessible en permanence en ligne, depuis un ordinateur ou un téléphone connecté. Grâce à cet agenda, chaque utilisateur peut ajouter en temps réel ses rendez-vous d’affaires, ses réunions, ses déplacements ainsi que les dates butoirs de ses projets. Les données sont mises à jour en temps réel, ce qui permet aux secrétaires d’avoir une parfaite visibilité sur le planning de chaque directeur. Cela permettra d’éviter de prendre des rendez-vous qui se superposent et ensuite en annuler certains.

De plus, lorsqu’un professionnel prend un rendez-vous qui concerne ses collègues, il peut vérifier leur disponibilité en amont. Ensuite, dès que le rendez-vous est indiqué sur l’agenda partagé, toutes les personnes concernées reçoivent une notification. Ce qui permet un gain de temps et de productivité considérable.

Les 4 méthodes pour mieux organiser son agenda

Pour mieux organiser leur temps et gagner en productivité, les professionnels devront tenir compte de plusieurs méthodes. Par exemple, la matrice d’Eisenhower permet de classifier ses tâches en 4 catégories, en fonction de leur importance et de l’urgence. Ainsi, il est conseillé de commencer par traiter les tâches les plus importantes et les plus urgentes.

La méthode Pomodoro consiste à découper chaque journée en demi-heures. Chaque demi-heure doit se composer de 25 minutes de travail suivis de 5 minutes de pause. Plus précisément, chaque créneau de 25 minutes doit être dédié à une seule tâche. Ce qui permet de mener à bien chaque action à réaliser pendant la journée.

La loi de Parkinson quant à elle explique qu’une tâche peut être traitée en 20 minutes comme en deux heures. Tout dépend de la capacité de chacun à s’organiser. Pour raccourcir le temps passé sur une tâche, il est donc indispensable de s’imposer des délais en amont.

La loi de Pareto permet aux cadres et aux dirigeants de mieux cibler leurs activités et de canaliser leur énergie sur les projets prioritaires. Selon cette loi, 20 % des actions génèrent 80 % de résultats et vice-versa. Pour atteindre la meilleure productivité, il suffit de concentrer ses efforts sur les projets les plus générateurs de chiffre d’affaires. Si le temps ne permet pas de gérer les autres projets, il est conseillé de les confier à un collaborateur ou à un prestataire.

 

Partager cette article sur: